Перед праздничными выходными в компаниях обостряются все проблемы: успеть сдать проект, подписать документы, провести важные переговоры. Впереди майские праздники, многие сотрудники берут отпуск в промежутке между Первомаем и Днем Победы, чтобы получился своеобразный мини-отпуск. В этот период им совсем не хочется вовлекаться в рабочие вопросы, поэтому стоит завершить все перед условным отпуском, либо уже делать после. Каких правил в общении с коллегами и деловыми партнерами стоит придерживаться перед длинными выходными? Каких ошибок это поможет избежать?
1. Переносите дела на май
Для многих сфер бизнеса май — «горячий» период, когда дел становится невпроворот, отчасти поэтому сотрудники спешат закрыть все, что можно еще в конце апреля. Но также такая торопливость связана с тем, что многие важные контакты примерно на треть месяца выпадут из коммуникации. Связаться с коллегами или получить хоть какую-то обратную связь по рабочему вопросу, не вызывая чужого раздражения, будет сложно. Все максимально заняты в последние рабочие недели, поэтому лучше новые инициативы обсуждать после праздников.
Когда коллеги напряжены и нервозны, стоит позаботиться об их состоянии и отложить все дела, которые могут подождать. Например, запуски потенциальных активностей, новые проекты и обсуждение глобальных квартальных планов. Ко всем этим вопросам вы сможете вернуться в середине мая, когда отдохнувшие подчиненные или топы будут готовы к переговорам и охотнее примут ваши инициативы.
2. Отменяйте планерки
Планерки и общие собрания несомненно нужны, но не все эти встречи продуктивны. Согласно недавнему исследованию Otter.ai, каждая третья встреча бесполезна. Часы, проведенные на них, можно было бы с пользой потратить на выполнение рабочих задач. Многие вопросы, которые обсуждаются на встречах всем коллективом, легко разрешимы в коротких переписках или звонках между ключевыми участниками этих активностей.
Часто ваши сотрудники могут решать задачи и без вашего присутствия, поэтому вам будет проще направлять свое время на решение более важных инициатив, а деятельность коллег оценить по результатам их работы. Если у вас в компании проходят еженедельные брейнштормы, на которых вы чаще зеваете, чем работаете, то в апреле самое время от них отказаться. Если zoom-конференция важна, то стоит обозначить четкое время для ее проведения. Заранее сформулируйте тезисы к этой встрече и обсудите только ключевые моменты. Если все участники этого процесса смогут также четко и по делу излагать свои умозаключения, совещания будут проходить быстрее и информативнее. Главное помните, что эти звонки должны касаться ближайших результатов и помогать закрыть нерешенные вопросы до мая. Остальное можно обсудить после.
3. Освободите коллег от организационных вопросов
Если перед долгими выходными вам срочно понадобилось коллективное решение, где провести весенний корпоратив, как его организовать, то не стоит назначать добровольно-принудительный брейншторм, на котором люди будут терять свое время и нервничать. Конечно, коллективное решение необходимо, но заниматься организацией праздника в последние дни, когда и так все в огне, мало кому захочется.
Сконцентрируйтесь на выстраивании грамотного коммуникационного процесса, чтобы коллеги могли быстро и без лишних движений принять решение. Например, запустите голосование в общем чате по поводу места проведения корпоратива, а также, если вы сами организовываете праздник, разделите обязанности по урегулированию разных моментов этого мероприятия. Посредством опроса в корпоративном чате, если вы предлагаете готовые решения, а не обсуждаете их, вам удастся сэкономить время своих подопечных.
4. Содействуйте в любой логистике
Перед праздниками курьеры всегда завалены работой, поэтому неудивительно, что в этой спешке они часто становятся рассеянными. Чтобы минимизировать неприятные последствия ошибок, стоит включить повышенный контроль и позаботиться обо всех нюансах доставки.
Обязательно зафиксируйте все ваши договоренности с получателем, в какое время и где ему будет удобно забрать посылку. Не отправляйте курьеров на частные адреса без острой необходимости, лучше высылайте документы в офис и на адрес приемной. И самое важное, если что-то можно отложить на май, то сделайте это.
5. Избавьте коллег от стресса
Большинство людей подвержены беспокойству и тревоге в канун праздничных выходных. Это происходит из-за недостатка времени и других ресурсов, а также объясняется напряжением на работе. Постановка руководством срочных задач заставляет сотрудника нервничать. Даже если дело и правда требует немедленного решения, не нужно поднимать панику. Важно четко и ясно объяснить, что именно нужно сделать и предложить помощь в реализации.
Тезисный план по решению проблемы — уже большой вклад в ее решение. Если у вас есть возможность предоставить сотруднику вводные данные или поделиться инструментами, которые помогут ему в реализации этой работы, будет здорово. Также если у сотрудника есть пул незавершенных дел, то помощью для него станет пересмотр нагрузки. Возможно, какие-то отдельные задачи получится делегировать коллегам, чтобы фокус его внимания был направлен на срочную активность.
6. Соблюдайте цифровую гигиену
Деловое общение по большей части перешло в онлайн. Но до сих пор не все участники такой коммуникации знают, как грамотно выстраивать взаимодействие в интернет-среде. Кто-то пишет сообщения среди ночи, другие присылают письма по работе в выходные. Если на отдыхе вы получили письмо в рабочий чат, то есть вероятность, что за ним кроется предложение поработать прямо сейчас. Не торопитесь ругать коллег и начальство, возможно, в такой ситуации неловко обеим сторонам.
Если вы шлете письмо подчиненному, зная, что он на отдыхе, но без него вам никак не справиться, то прежде всего нужно извиниться и объяснить ситуацию, рассказать, почему вам нужна его помощь именно сейчас. Важно понимать, что ваш подчиненный может отказаться, но, возможно, захочет пойти вам навстречу. На месте сотрудника стоит давать честный ответ. Не бойтесь сказать «нет», если действительно помочь сейчас не в силах. В этом случае руководитель сможет обратиться к кому-то из ваших коллег, которые готовы подключиться к задаче оперативно и выполнить ее до дедлайна.
В целом, в мессенджерах есть возможность отправлять отложенные сообщения. То есть послание уходит вам не сразу, а в конкретное время. Например, с помощью запланированного текста можно выслать коллеге какое-то напоминание или настроить отправку так, чтобы он получил рабочее письмо утром после выхода с праздничных выходных.
