ООО «ПОНИМАЮ»

Хватит щелкать кнутом. Как изменить стиль руководства перед праздниками

1. Перенесите новые инициативы на январь

В предновогодний период остро стоит проблема срочности — закрывать год нужно не только по формальным причинам, но еще и потому, что большинство нужных людей вскоре примерно на месяц потеряются из виду. Несколько недель будет невозможно получить от них обратную связь, не вызывая раздражения. Последние же рабочие дни — время, когда все доделывают недоделанное. Кому-то нужно подписать акты, кому-то — отчитаться, кому-то — закрыть KPI. Все очень заняты и максимально напряжены, поэтому обсуждение новых задач стоит отложить на начало следующего года.
Это касается и общения с партнерами — сейчас не надо предлагать им новые проекты или обсуждать планируемое сотрудничество. Проявите инициативу в январе. Вы увидите, что коллеги и партнеры готовы к диалогу и охотнее принимают предложения, когда все декабрьские пожары вовремя потушены.

2. Отмените необязательные регулярные встречи

Согласно данным исследования Массачусетского технологического института, многие из нас проводят 50% рабочего времени на совещаниях. Некоторые из этих встреч, безусловно, продуктивны. Но в большинстве своем рабочие собрания бесполезны. Они отнимают время, мешают сосредоточиться на других задачах и чаще всего не приводят к результату — все можно решить быстрее — например, обсудить по телефону или в переписке с несколькими
ключевыми людьми. Если в течение года вы посещаете или проводите какие-то регулярные встречи, то в декабре смело отменяйте их.
Если подчиненные способны решить какие-то вопросы без вашего участия, дайте им такой шанс. Не надо лично присутствовать при обсуждении всех планов, оценивайте только результат работы. Если встреча необходима, установите четкий дедлайн. Сформулировать предложения и обсудить цель собрания можно в течение получаса, если все участники будут высказываться четко и по делу. Помните, что обязателен сейчас лишь один тип встреч —на которых вы подводите итоги года и обсуждаете недоделанное.

3. Избавьте коллектив от организационных вопросов

Если в канун Нового года вам срочно понадобилось принять коллективное решение, чтобы, к примеру, выбрать подарки деловым партнерам или определиться с местом проведения корпоратива, не надо устраивать глобальное обсуждение. Безусловно, искать решение совместными усилиями — хорошо, но стоило позаботиться об этом раньше, когда у всех были время и силы.
Сейчас важно правильно выстроить коммуникационный процесс, чтобы коллеги потратили минимум времени на принятие решения. Например, провести голосование. Вы можете создать в рабочем чате опрос, предложить сотрудникам два варианта на выбор и дождаться ответов. Это позволит в сжатые сроки принять необходимое решение, что дарить и где праздновать. Цените свое время и время коллектива.

4. Содействуйте в логистике

Курьеры в конце года завалены работой, в спешке они могут упускать из виду какие-то детали и опаздывать. Поэтому все, что связано с доставкой, должно быть максимально удобным. О чем точно стоит позаботиться? Уточните у получателя, где и когда ему удобно забрать посылку. Возможно, ему будет комфортнее зайти в пункт выдачи за документами, отправленными вами, или забрать их из офиса.
Не отправляйте курьера к определенному адресату без острой необходимости, лучше используйте адрес приемной, чтобы конкретный сотрудник и работник службы доставки не разминулись. И самое главное! Если вы что-то можете отправить после праздников, в январе, сделайте это.

5. Ставьте срочные задачи так, чтобы не создавать ощущение нехватки времени

Фраза «эта задача в приоритете» заставляет исполнителя испытывать стресс. Даже если задание и правда срочное, не стоит поднимать панику. Если человек не успевает, перенесите срок сдачи. Если такой возможности нет, предложите помощь.
Кроме того, четко формулируйте свой запрос. Это упростит исполнителю работу, ведь он будет знать, чего конкретно от него ждут. Вы также можете, например, предоставить вводные данные, которые помогут сотруднику оперативно выполнить задание без потери времени.
Если сотрудник завален делами, то пересмотрите загрузку в целом. Делегируйте часть задач менее загруженным коллегам, чтобы выкроить ему время на выполнение приоритетной задачи.

6. Не названивайте в выходные, а если делаете это — ведите себя корректно

Письмо в выходной день или сообщение по работе среди ночи — самое последнее, что хочет получить человек во время отдыха. Если вам самому прислали такое SMS, это верный признак того, что за ним кроется предложение поработать прямо сейчас. В этой ситуации неловко может быть обеим сторонам — как работодателю, так и подчиненному.
Если вы — работодатель и вынуждены отправить письмо, то в первую очередь извинитесь и объясните сотруднику, почему вы просите его поработать в нерабочее время. Ситуации бывают разные. Возможно, работник сам пойдет вам навстречу. Однако имейте в виду: он может ответить и отказом. Будьте к этому готовы.
Если вы — исполнитель, то не бойтесь отказать, если вы действительно не можете выполнить задачу. Руководителю будет лучше обратиться к кому-то из ваших коллег, чем ждать результата, который вы не можете принести.