Продуктивность сотрудников – одна их важнейших метрик для любого бизнеса. Чем продуктивнее работает сотрудник, тем больше прибыли он приносит компании. Поэтому руководство всегда заинтересовано в том, как повысить продуктивность. Рассказываем, как можно достичь нужного результата.

На что влияет продуктивность работы сотрудников

Продуктивность сотрудников влияет на эффективность их работы – о том, чем различаются эти два понятия, мы расскажем немного позже. Продуктивные сотрудники делают больше, решают больше задач, лучше справляются со сложными проблемами. В конечном счете, это выражается в том, что компания получает больше прибыли.

Также высокая продуктивность работы сотрудников помогает мотивировать остальной персонал. Руководство поощряет наиболее успешных и эффективных работников. Соответственно, остальные ориентируются на них, рассматривают их в качестве примера и тоже стараются работать более продуктивно.

Достойная продуктивность сотрудников помогает сокращать издержки. Многие сталкивались с тем, что проект, который можно завершить за несколько часов или дней, не удается реализовать даже за несколько недель. Это результат малопродуктивной работы, когда сотрудники нерационально расходуют свои ресурсы, а руководство не может правильно, эффективно организовать их деятельность.

Есть эффективность, а есть продуктивность

Эффективность – это, в первую очередь, качественный показатель. Эффективный сотрудник:

пишет тексты, которые с удовольствием читают другие люди;
проводит рекламные кампании, которые обеспечивают достойный результат;
успешно занимается продажами – они приносят хороший доход, клиенты довольны.

Продуктивность работы сотрудников – количественный показатель.

Продуктивный сотрудник:

написал три статьи за день;
провел пять рекламных кампаний за месяц;
завершил определенное количество продаж в течение отчетного периода.

Оба параметра важны. Бывает так, что эффективный сотрудник недостаточно продуктивен – умеет делать свою работу, но очень медленно справляется с задачами. Бывает и наоборот: специалист делает все быстро, но недостаточно качественно. Поэтому в идеале требуется прокачивать оба навыка, добиваясь того, чтобы работник был и эффективным, и продуктивным.

Как оценить продуктивность работы сотрудников

Продуктивность сотрудников сейчас оценивают с помощью CRM-систем. Они предназначены для автоматизации бизнеса и дают возможность легко отследить:

количество задач, поставленных определенном сотруднику;
степень сложности этих задач;
количество задач, решенных в течение определенного периода времени.

Например, если сотрудник – менеджер по продажам, руководство может узнать:

количественные показатели – сколько звонков он совершил за день, сколько времени потратил на отдых;
качественные показатели – сколько продаж удалось закрыть.

Самый простой способ оценки успешности либо неуспешности определенного работника – соответствие достигнутых результатов плану. Также можно сравнивать работников между собой, а их результаты – с показателями аналогичных отчетных периодов в прошлом.

Если есть отклонение в худшую сторону, важно оценить его размер. Например, минус 5-10 % – это неприятно, но не требует немедленных действий. Но если отклонение составляет 30-50 % и более, это уже серьезная проблема. После этого надо понять, что случилось. Возможно, дело не в том, что сотрудник недостаточно продуктивен, а в том, что задача ему непонятна или он вынужден тратить много времени на какие-то рутинные процессы, которые легко можно упростить либо автоматизировать.

Также важно оценить влияние сторонних факторов.

Как замотивировать сотрудников работать продуктивнее

В первую очередь, предложения по улучшению работы обычно предполагают финансовую мотивацию. Это действительно важно. Однако нужно учитывать несколько нюансов:

деньги помогают повысить продуктивность сотрудников, если есть четкая, прямая, понятная зависимость дохода от сделанной работы;
финансовая мотивация особенно хорошо действует в ближайшей перспективе, но на длинных трендах лучше работает стремление человека достигать целей, совершенствоваться;
многое зависит от конкретного работника: для одного деньги всегда будут ключевой мотивацией, другому со временем понадобится что-то еще.

Необходимо ставить конкретные сроки выполнения задачи. Давно известно, что любое задание можно выполнять бесконечно долго, если на его выполнение отведено неограниченное время. Четкий дедлайн способствует экономии времени, подгоняет сотрудников. Главное – чтобы сроки были реалистичными, не было изматывающей гонки.

Встречи, собрания для обсуждения рабочих вопросов тоже имеют значение. Но надо выполнять три условия:

во встрече должны участвовать только те, кого касается тема обсуждения;
встреча не должна быть затянутой;
встреча должна быть подготовленной.

Также хорошим способом мотивации может стать введение соревновательного элемента – между отделами и даже с самими собой: например, стараться превзойти собственные результаты прошлых периодов. Важно, чтобы конкуренция была здоровой, чтобы сотрудники понимали: у каждого есть способ выделиться, опередить других. Можно использовать шутливые призы, но только в том случае, если работники довольны своими зарплатами.

Важную роль играет обучение. Необходимо создавать в коллективе атмосферу того, что работник, обладающий большим объемом знаний, большим количеством навыков – это настоящий лидер, на которого стоит ориентироваться.

От каких практик в улучшении и оценке продуктивности лучше отказаться

Не следует бездумно копировать привычки успешных людей. Стив Джобс практиковал голодание, увлекался диетами, а Зигмунд Фрейд каждый день, что бы ни происходило, подстригал бороду. Но Джобс и Фрейд добились успеха не за счет соблюдения диеты и регулярной стрижки бороды. Есть множество людей, поступавших точно так же, но не достигших такого уровня успешности и известности. Поэтому важно, чтобы великие, именитые люди были примерами для вдохновения, но при этом нельзя советовать кому-либо просто копировать их поведение.

Не стоит убеждать людей постоянно работать на пределе возможностей. Да, продуктивность сотрудников благодаря этому вырастет, но только на время. Потом неизбежен спад, может случиться выгорание. Все потому, что давно доказано: у каждого есть лишь несколько высокопродуктивных часов в день, и любому человеку надо отдыхать.

Также не нужно уверять работников, что они должны постоянно быть занятыми. Нередко бесконечная занятость ведет к путанице в приоритетах. Тот, кто хватается за все задачи сразу, может в итоге не решить ни одной.

Как показывает практика, наказания работают плохо. Одно дело – дисциплинарная и материальная ответственность за очевидные серьезные проступки. Другое – система мелочных штрафов, из-за которой работникам приходится жить в ситуации «шаг влево, шаг вправо ведет к наказанию». Такой подход злит людей, вынуждает их пытаться обмануть систему. Даже те, кто вчера был безусловно лоялен компании, начинают задумываться об увольнении.

Повышаем продуктивность сотрудников – обращайтесь к нам

«Понимаю» – онлайн-платформа, предлагающая услуги опытных специалистов. С нами сотрудничают консультанты, психологи, коучи, которые расскажут, как повысить эффективность работы сотрудников с учетом специфики вашего бизнеса. Консультации проводятся дистанционно, это помогает сэкономить время. Одним их важнейших принципов деятельности является безусловная конфиденциальность.