Хорошее совещание начинается не со ссылки в календаре
У встречи может быть красивое название, час в календаре и внушительный список участников, но это еще не делает ее полезной.
Главный критерий гораздо проще — люди должны понимать, зачем они собрались и что должно измениться после разговора.
Как отмечает Ольга Дудниченко:
«Хорошее совещание должно отвечать хотя бы на три вопроса: «Зачем мы здесь?», «Какое решение нужно принять?», «Что каждый делает после встречи?». Если этих ответов нет, велика вероятность, что люди просто тратят рабочее время и энергию».
Именно отсутствие ответа на эти вопросы чаще всего превращает встречу в корпоративный ритуал.
Участников приглашают «на всякий случай», тема уходит в сторону, решения не принимаются, а через час все расходятся с теми же вопросами, с которыми пришли.
Когда человек на встрече просто «для массовки»
Один из самых распространенных сценариев — слишком широкий список участников.
Человека добавляют в приглашение потому, что тема каким-то образом касается его отдела, потому что «пусть будет в курсе» или просто по привычке. При этом его экспертиза в обсуждении не нужна, а участвовать в принятии решения он не будет.
В результате сотрудник проводит час на встрече, в которой реально нужен пять минут.
В такой ситуации отвлечение на почту, сообщения или другие рабочие задачи выглядит вполне закономерно. Человек пытается компенсировать время, которое не может использовать для своей непосредственной работы.
Поэтому при планировании встречи полезно задавать еще один вопрос: действительно ли каждому участнику нужно присутствовать на ней полностью?
Иногда гораздо эффективнее пригласить человека только на нужный блок обсуждения или отправить ему итоги после встречи.
Пять признаков встречи, которая съедает время
Бесполезные совещания обычно легко узнать.
У них нет четкой повестки и понятной цели, на встрече слишком много людей, обсуждение постоянно уходит в сторону, никто не фиксирует решения и ответственных, а сам вопрос при этом вполне можно было решить одним сообщением в чате или коротким письмом.
Отдельная проблема — встречи без модерации. Когда никто не следит за временем и ходом разговора, обсуждение легко превращается в обмен мнениями ради самого обмена мнениями.
Именно здесь каждый участник может немного повлиять на ситуацию.
Не ждать конца встречи, а возвращать ее к результату
Если стало понятно, что разговор растекается, необязательно молча ждать последнего слайда.
По словам Ольги Дудниченко, помочь могут простые вопросы, которые возвращают участников к сути:
«Не обязательно становиться ведущим, но можно задавать вопросы, которые возвращают разговор в конструктивное русло. Например: «Какой результат мы хотим получить к концу встречи?», «Какое решение нам нужно принять?», «Кто будет ответственным за следующий шаг?», «Какие договоренности мы сейчас фиксируем?». Это простой прием, который помогает остановить поток абстрактных обсуждений».
На первый взгляд такие вопросы кажутся очевидными. Но именно они часто отсутствуют на затянувшихся встречах.
Вместо еще одного круга обсуждений команда получает возможность сформулировать решение, назначить ответственных и закончить встречу раньше.
Нужно ли заниматься своими делами на скучном совещании
Если встреча действительно не требует постоянного участия человека, возникает понятный соблазн использовать время с пользой.
Можно разобрать простую почту, проверить список задач, сделать небольшие правки, структурировать планы или подготовить заметки на неделю.
Но здесь есть важная граница.
Если от человека ждут включенности в обсуждение, а он параллельно пишет большой отчет или читает профильную статью, эффективность начинает падать уже у самой встречи.
Поэтому параллельная работа — скорее вынужденное решение, чем нормальный формат организации рабочего дня.
Если сотрудники регулярно сидят на совещаниях и делают другие дела, компании стоит не учить их лучше справляться с многозадачностью, а пересмотреть саму культуру встреч.
Скука — иногда полезный сигнал
Мы привыкли воспринимать скуку на работе как проблему самого сотрудника: мол, человеку не хватает вовлеченности или дисциплины.
Но в контексте совещаний она может быть обратной связью системе.
Если почти все участники смотрят в телефоны, отвечают на письма или ждут возможности наконец уйти, возможно, проблема не в них.
Возможно, встреча слишком длинная.
Возможно, на ней слишком много людей.
Возможно, вопрос вообще не требует синхронного обсуждения.
А возможно, организатор сам не понимает, какого результата хочет получить.
В этом смысле скука помогает заметить организационную неэффективность.
Совещание тоже расходует ресурс
Рабочая встреча может казаться чем-то относительно легким: человек ведь не пишет отчет и не выполняет сложные расчеты — просто сидит и слушает.
Но внимание тоже требует энергии.
Во время обсуждения приходится удерживать контекст, переключаться между участниками, анализировать информацию, понимать собственную позицию, следить за решениями и одновременно думать о следующем шаге.
Поэтому несколько встреч подряд вполне способны создать ощущение полноценного рабочего марафона.
Особенно если между ними практически нет времени на самостоятельную работу.
Для корпоративного благополучия это важный момент: перегрузка складывается не только из количества задач и сверхурочной работы, но и из того, как устроен сам рабочий день.
Иногда лучший способ улучшить совещание — отменить его
Не каждый рабочий вопрос требует звонка на час.
Часть задач быстрее решается сообщением, письмом, комментарием в документе или коротким разговором нескольких людей.
Перед тем как создавать встречу, можно спросить себя:
можно ли решить вопрос асинхронно;
действительно ли нужен коллективный мозговой штурм;
кто должен принять решение;
какие люди реально нужны для его принятия.
Если ответа на эти вопросы нет, возможно, встречу пока вообще не стоит назначать.
Эффективность встреч — тоже часть корпоративного благополучия
Wellbeing часто связывают с психологической поддержкой, спортом, дополнительными льготами или программами восстановления.
Но на ежедневное состояние сотрудника серьезно влияет и гораздо более прозаичная вещь — то, насколько разумно организована его работа.
Если календарь состоит из бесконечных созвонов, а собственные задачи приходится делать вечером, никакая лекция по профилактике выгорания полностью эту проблему не решит.
Поэтому хорошая культура корпоративного благополучия начинается в том числе с уважения к времени и вниманию сотрудников.
И, возможно, один из самых полезных вопросов перед любой встречей звучит именно так:
«Зачем мы здесь и что должно произойти к моменту, когда мы разойдемся?»
Если на него есть ясный ответ, вероятность того, что участникам придется придумывать, чем заняться от скуки, заметно снижается.
Источник: https://www.rambler.ru/pro/produktivnost/56910196-rabochee-soveschanie-chem-zanyatsya-esli-skuchno/
