В 2023 году почти четверть зарубежных работодателей стали применять более агрессивные способы мониторинга, чем годом ранее, подсчитала StandOut CV, специализирующаяся на помощи в
создании профессиональных резюме. По прогнозам аналитиков компании, уже к 2025 году за своим персоналом будут следить до70% крупных работодателей.
Не только контроль: почему компании следят за сотрудниками
Есть несколько причин для мониторинга.
Дистанционная работа. Если сотрудники работают из дома, то его внимание рассеивается на домашних животных, социальные сети, детей и других членов семьи. «Ростелеком» подсчитал, что во время пандемии коронавируса рабочая эффективность 20% российских компаний из-за удаленной работы снизилась на 56%. Сотрудники отвлекаются меньше, если знают, что за ними ведут наблюдение, убеждены многие работодатели.
Защита чувствительных данных. Многие сотрудники имеют доступ к сведениям о клиентах и компании. Неразглашение коммерческой тайны регулируется Федеральным законом «О
коммерческой тайне» № 98-ФЗ, однако перечень конфиденциальных данных определяет работодатель. К таким данным могут относиться: численность и состав работников, зарплаты, имена заказчиков и суммы их контрактов и прочее. Когда засекреченные документы попадают в общий доступ, это наносит ущерб репутации бизнеса. А происходит это нередко.
Согласно данным Роскомнадзора, в 2023 году в открытый доступ просочилось более 300 млн записей, а общая сумма штрафов, выставленная сотрудниками за утечки, составила 4,6 млн руб.
Забота о работниках. В последние два-три года наметился интересный тренд: российские компании наблюдают за сотрудниками не только для того, чтобы контролировать, но и чтобы позаботиться о них. Так, с помощью технологий мониторинга можно отслеживать вовлеченность персонала и даже предотвратить выгорание ключевых кадров.
Одним глазком: как работают системы мониторинга
Работодатели могут следить за сотрудниками:
периодически — на устройство сотрудника устанавливается программа, которая фиксирует нажатие клавиш, записывает видео экрана и делает скриншоты вкладок. Такое наблюдение
часто устанавливается за сотрудниками, у которых есть KPI —например, за операторами службы поддержки, которым надо обработать определенное количество обращений за день;
непрерывно — такое наблюдение часто устанавливается за сотрудниками, которые выполняют рутинную работу, например пишут код или настраивают рекламные кампании.
Каждая секунда на счету: какие функции наиболее востребованы
В 2021–2023 годах StandOut CV провела масштабное исследование «Мониторинг сотрудников: статистика». Компания проанализировала феномен цифрового контроля и выяснила, что
контролируют работодатели:
Рабочее время. Большая часть приложений для мониторинга (96%) предназначена для того, чтобы следить за тем, сколько времени сотрудник тратит на выполнение задач. Благодаря отчетам программы работодатель точно знает, когда сотрудник начал и закончил работать. Мониторинг времени – превентивная мера по поддержанию дисциплины на рабочем месте.
Активность. Вторая по популярности функция в приложениях для цифрового контроля. Она встроена в 86% сервисов. Функция в реальном времени ведет учет рабочих задач сотрудника. С помощью нее можно посмотреть, какие файлы сотрудник использовал во время работы. Рабочие часы сортируются по критериям: отработанное и продуктивное время, отвлечения. Компания видит, сколько времени сотрудник потратил не по назначению.
Время простоя. Учет посещаемости показывает активную работу сотрудника. Доля программ с данной функцией –– 86%. Если человек отсутствует на рабочем месте, приложение автоматически классифицирует это время как неактивное. Так компании стараются определить степень вовлеченности каждого.
Использование веб-сайтов и приложений. Доля программ, которые сохраняют историю посещения веб-сайтов, — 82%. Работодатель видит сайты и приложения, которые посещал
сотрудник, а также время использования каждого. Дополнительно отслеживается и история поиска. Работодатель может блокировать сотрудникам доступ к определенным сайтам, например к мессенджерам, а также отслеживать использование корпоративной почты в личных целях.
Экран. Программа в течение дня записывает, что происходит на рабочем столе сотрудника. Функция присутствует в 78% сервисов мониторинга. Запись может включаться при длительном бездействии, в установленное время или при посещении запрещенного сайта. Цифровой контроль производится и с помощью снимков экрана. Система автоматически делает скриншоты в установленное время или если наступает определенное событие, например сотрудник заходит на развлекательный сайт.
Популярные системы
Среди наиболее востребованных сегодня программ можно выделить:
CrocoTime,
Bitcop,
StaffCop
Kickidler.
Функционал у всех схожий –– автоматический учет рабочего времени и сайтов, блокировка ресурсов для сотрудников, скриншоты экрана. Работодатель получает отчет в конце рабочего дня. Программы доступны в облачной и локальной версиях.
Можно, только осторожно: законно ли следить за сотрудниками
Согласно статье 22 ТК РФ («Основные права и обязанности работодателя»), работодатель имеет право «требовать от работников исполнения трудовых обязанностей». Значит, он может использовать системы мониторинга, чтобы контролировать рабочий процесс и режим работы, отслеживать, какие сайты и соцсети посещает сотрудник, предотвращать информационные утечки.
Российское законодательство не обязывает работодателей предупреждать сотрудников о мониторинге. Однако в процессе слежки в базу данных может попасть персональная информация.
А, согласно Федеральному закону «О персональных данных» № 152-ФЗ, сотрудник имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайны. Если же компания собирает, обрабатывает и использует личные сведения работников без их согласия, это может довести до суда.
Кроме того, как показывает мировая практика, регуляторы относятся к мониторингу действий сотрудника без его уведомления негативно. Так, в августе 2023 года Datatilsynet –норвежский орган по защите информации, выпустил руководство по цифровому контролю для руководителей. В нем прописано, что работник должен быть осведомлен о применении к нему мер мониторинга, дать согласие на обработку персональных данных. А факт использования цифрового контроля и конкретные функции необходимо прописать в трудовом договоре.
С 2021 года по 2023 год показатель инвазивности цифрового контроля увеличился с 45% до 53%. Работодатели 12 стран получили возможность наблюдать за сотрудниками и подслушивать
их разговоры как дома, так и на работе. Более трети всех приложений отслеживают местоположение сотрудников –– это почти на 45% больше, чем в 2021 году. На 17% выросло использование видеомониторинга. Ожидается, что семь из десяти крупных работодателей в США будут внедрять цифровой мониторинг для наблюдения за сотрудниками.
Профилактика выгорания: как мы используем систему мониторинга в своей работе
Мы в своей компании тоже используем систему мониторинга, в частности отслеживаем долю пропущенных, просроченных и перенесенных задач сотрудника. Если доля растет – обращаем
внимание на загрузку. Мы подсчитали, сколько заявок менеджер способен обработать за три дня. Сотрудники с избытком заявок могут передать их коллегам, чтобы сфокусироваться на
оставшихся. А те, у кого заявок недостаточно, –– получают новые и повышают производительность. Постоянное откладывание задач и невыполнение плана сигнализирует о выгорании, а один
из способов предотвратить его –– установить оптимальную нагрузку. Приведу еще пару примеров того, какую пользу принесла нам система мониторинга. Мы заметили, что один из ключевых
менеджеров продаж систематически срывает дедлайны. При этом специалист профессионально проводит встречи, а отзывы клиентов о нем только положительные. Чтобы понять в чем проблема, мы организовали еженедельные планерки по воронкам продаж. Выяснилось, что менеджер прокрастинирует, не хватает дисциплины и обмена опытом. Еженедельные планерки стали его
мотивировать.
В другом случае выяснилось, что один из менеджеров неумело распределяет задачи. В один день у него было слишком много дедлайнов, а в другой –– не было совсем. Руководитель отдела разобрал с коллегой топ самых приоритетных направлений, и число просроченных задач сократилось.
Данные мониторинга позволяют напрямую влиять на следующие
факторы:
Ухудшение морального состояния работников. Выгорание может скрываться за откладыванием задач и неспособностью справиться с рабочей нагрузкой. Это выражается во фрустрации, пессимизме, нежелании выполнять задания. В данном случае мы предлагаем сотруднику консультации специалиста, чтобы он получил профессиональную помощь.
Сложный клиент. Если проблемы в коммуникации с заказчиком отрицательно сказываются на показателях эффективности, мы придумываем варианты решения, например подключаем к проекту наставника. Сотрудник получает необходимую поддержку, и уровень стресса падает.
Усталость. Неудовлетворительные показатели отчета – повод встретиться с сотрудником и лично поговорить. Есть вероятность, что он просто устал, и стоит перераспределить
нагрузку. При повышенном уровне усталости работодатель может предложить человеку уйти в отпуск.
Проблемы в других сферах. Личные проблемы и дисбаланс в сферах жизни сказываются на работоспособности сотрудника. У нас в компании он может обратиться к специалисту по
направлениям: право, коучинг, практика осознанности, психология, отношения. Консультации также предоставляют эксперты: психолог, фитнес-тренер, зоолог.
